Stăpânirea diverselor etape ale unui proces este un deziderat afirmat și râvnit de orice manager. Indiferent de faza procesului(concepție, execuție, etc.), un manager trebuie să aibă certitudinea că este în control. Existența întreprinderilor, astăzi, depinde direct de calitatea managementului proiectelor ce le derulează, pentru a se asigura încadrarea în termene și buget. În modelarea oricărui proces economic, mai întâi se stabilesc :
• obiectivele procesului
• duratele obiectivelor
• stabilirea succesiunilor logice dintre obiectivele procesului
• definirea resurselor necesare realizării obiectivelor
• alocarea resurselor obiectivelor de mai sus

Dar care este scopul acestei modelări? Stabilirea costurilor întregului proiect cât și a etapelor lui, identificarea momentelor critice ce pot determina întârzierea finalizării proiectului, optimizarea distribuției resurselor, funcție de criteriile de optim impuse procesului. Instrumentul teoretic, ce oferă soluția gestionării unui proces, este cunoscut și predat în multe facultăți din România. Din păcate însă, soluțiile practice sunt mai puțin disponibile sau cunoscute de piața românească. Soluții informatice, executabile pe diverse platforme, s-au încercat și în țară, iar în lumea dezvoltată economic există diverse oferte. Între acestea, Computer Associates International se distinge ca cea mai importantă forță mondială a managementului de sisteme și procese.

Cine este Computer Associates International

Financiar reprezintă a doua forță mondială a producătorilor de soft după Microsoft (management, client server, cît și soft de dezvoltare), cu o cifră de afaceri de aproximativ 4 miliarde USD. În 1996 a sărbătorit 20 de ani de la înființare. Posedă o vastă experiență în domeniul dezvoltării sistemelor complexe de management, executabile pe mainframe-uri iar acum și pe PC-uri. Specialitatea sa o reprezintă soluțiile chemate să rezolve probleme complexe (mission critical) de management de resurse de orice fel, necesare în domenii de vârf (NASA, Pentagon, Burse, Bănci, marile concerne ale lumii, aviație). Aproximativ 98 % din primele 500 de mari companii ale lumii utilizează produse CA, aparținând unei oferte impresionante. Un exemplu : TNG Unicenter, unul din produsele de mare succes ale CA, cu vânzări anul trecut de peste 1 miliard USD sau Open Ingres. Atunci când utilizatorii români vor fi confruntați cu problemele complexe de soluționat, vor descoperi ceea ce înseamnă Computer Associates. Un exemplu de mare utilizator mondial de produse CA este First Bank of America, aceasta gestionând, prin TNG Unicenter, 70.000 de mașini între care 3.500 servere. Dacă numărul utilizatorilor unui asemenea produs în România este deocamdată potențial mic (câți au o rețea cu măcar 3-4 servere în țară), în schimb nevoia de a măsura în bani și timp activitățile unei întreprinderi este uriașă, chiar dacă mulți utilizatori nu sunt pe deplin edificați. Ca soluție răspuns la acest gen de probleme, vă prezint CA SuperProject 4.0. Existența acestui produs depășește 10 ani, el fiind utilizat pe diverse platforme. În România, CA era cunoscut prin CA-Clipper iar acum și prin CA-Visual Objects, limbaje performante pentru dezvoltarea de aplicații de baze de date în principal.

Ce reprezintă CA SuperProject 4.0

CA SuperProject este oferta lui Computer Associates în domeniul managementului de proces, domeniu pe care-l domină autoritar. Versiunea 4.0 este disponibilă pentru Windows 3.x, Windows '95, Windows NT 4.0, în variante monoutilizator sau rețea. El este oferit însă și pe alte platforme: IBM OS/2, Sun Solaris UNIX, DOS, și Digital VAX/VMS.

Ce reprezintă acest produs ? El modelează un proces general. Definirea și organizarea activităților și resurselor, Grafice Gantt, grafice Perth, stabilirea drumului critic, optimizarea modelului(leveling) sunt doar câteva din multitudinea de scule disponibile oferite. Elementul principal al programului este un browser configurabil, în care pot fi aduse câmpurile de informații necesare modelării procesului dorit. Câmpurile selectate pot fi organizate în structuri de ecrane (layout) de tip spreadsheet. Fiecărei coloane de informație, i se poate definii ca titlu semnificația cerută de utilizarea câmpului în proiectul respectiv, în limba dorită. Odată create, aceste layout-uri, mecanisme de filtrare permit editarea, vizualizarea informațiilor din mai multe unghiuri prin selecția view-ului dorit. Cam așa se prezintă mai toate programele din aceasta clasă.

Organizarea proiectului

Proiectul trebuie privit din mai multe perspective : al obiectivelor, al resurselor, al termenelor, cât și al conturilor în care trebuie să fie alocați banii. Pivotul central al oricărui proiect îl reprezintă structura obiectivelor proiectului, organizată în succesiunea logică a proiectului. Funcție de ce interesează la un anumit moment, există nenumărate ferestre de vizualizare ce focalizează numai informațiile unei activități sau resurse. Se pot construi filtre de expresii ce includ ca termeni câmpurile CA-SuperProject și valori particulare ale datelor procesului, filtre ce vor fi utilizate în ecranele de vizualizare, cît și la exportul datelor. Această organizare este reflectată în graficul Gantt al procesului, căruia i se pot atașa histograme ce măsoară realizarea execuției procesului. Logica procesului este vizualizata în grafice Perth, tehnici de zoom-în/zoom-out permițând controlul vizualizării complexității procesului. Sunt disponibile organigrame ce permit vizualizarea organizării resurselor sau organigrame ce descriu spargerea procesului în componente.

Planificare realistă

CA-SuperProject permite o modelare extrem de nuanțată a unui proces, permițând reprezentarea diversității lumii reale, așa cum apare ea. Astfel, din punct de vedere al duratelor, activitățile pot fi de tip effort, span, workady, resource sau elapsed, sau din punct de vedere al constrângerilor temporale, ASAP sau ALAP. Scara timpului poate utiliza unități mixate, unitățile de timp începând de la minute până la ani. Acolo unde nu există informații precise, o analiză probabilistică Perth permite aproximarea duratelor activităților, costurilor. Spargerea proceselor în structuri de tip arbore poate merge până la 30 de nivele în adâncul lor.

Planificarea resurselor

Succesul unui proiect impune managementul efectiv al resurselor și al costurilor. Disponiblitatea unei resurse se face cu precizie, definindu-se un calendar propriu fiecărei resurse, diferențiind între orele normate, suplimentare, putându-se defini oricând perioadele în care resursa nu lucrează. Se poate defini un orar de muncă implicit, în care se pot introduce și perioadele de pauză după regulamentul locului de muncă. Structura organizatorică a unei întreprinderi poate fi oglindită în organizarea resurselor umane sau materiale. Planificarea resurselor se face realist, pentru că o resursă poate fi alocată parțial sau total unei activități, utilizând fie procentul de activitate realizat în acea zi, fie numărul de ore lucrat. Este definibil randamentul fiecărei resurse în fiecare alocare de obiectiv acesteia, acest randament influențând calculul duratei de îndeplinire al obiectivului ce îi este alocat.

Soluționarea conflictelor

Permite identificarea gradului de ocupare a resurselor, în raport cu modul în care a fost definită disponibilitatea acestora pentru muncă în calendarul resursei. Rezolvarea acestor conflicte se face automat prin utilizarea unor metode sofisticate de distribuire eficientă a resurselor, metode ce și-au demonstrat în practică eficiența. Reeșalonarea duratelor obiectivelor (leveling) și redistribuirea resurselor, se face:
• redistribuind total sau parțial
• utilizând mecanismul de priorități pentru a planifica obiectivele cele mai importante
• permite ca obiectivele mai importante să întrerupă activitățile la cele mai puțin importante
• se pot controla excepțiile de redistribuire
• se pot desemna până la 1000 de nivele de importanță a obiectivelor
• se pot redistribui între mai multe proiecte.

Controlul costului

Fiecărei resurse i se poate defini un preț unitar implicit întregului proiect, sau modificabil pe oricâte intervale de timp este nevoie. Același principiu se aplică pentru costuri de regie. Fiecărei resurse îi trebuie definită metodă de alocare a costului (început , proporțional cu timpul sau la sfârșit). În principiu, costurile legate de manoperă se referă la orele normate, corespunzător calendarului resursei(lor), ore suplimentare, costuri fixe cât și costuri de regie. Dacă sunt necesare costuri adiționale, pot fi definite oricâte, utilizând câmpurile configurabile cît și setul de formule construite de utilizator. Evoluția costurilor poate fi monitorizată și prin histograme (cros taburi) definibile pe intervale de timp selectate sau în procente îndeplinire proiect la data dorită. Se urmăresc valorile rămase a fi realizate până la sfârșitul proiectului.

Controlul termenelor

Pentru a menține proiectul în termenele planificate, trebuie gestionate modificările ce apar în timpul execuției. Urmărirea progresului îndeplinirii proiectului se poate face din mai multe perspective : pe obiective, pe resurse, după dată sau conturi. Se pot transfera informațiile curente despre ore consumate, costuri și altele către 3 proiecte, copii diferite a 3 stări diferite ale proiectului, pentru a deveni proiecte de referință necesare analizei pe multiple scenarii( analiza „what if“). Oricând proiectul se poate replanifica .

Managementul mai multor proiecte simultan

CA-SuperProject oferă tehnologia necesară gestiunii și coordonării obiectivelor și resurselor distribuite în mai multe proiecte simultan. Permite vizualizarea combinată a mai multor proiecte, ca și când ar fi un singur proiect, dar menținând trasabilitatea elementelor fiecăruia. Efectiv știe să gestioneze aceleași resurse, distribuite în mai multe proiecte simultan. Se poate analiza disponibilitatea și costul resurselor, sau gradul lor de ocupare între proiecte . Se pot vizualiza sau gestiona toate activitățile alocate unei resurse în toate proiectele în care ea este implicată. Proiecte întregi pot apare ca simple obiective în alte proiecte, în vederea corelării între proiecte a diverselor calcule. Practic, se pot defini subproiecte de resurse ale întreprinderii sau subproiecte de tehnologii pentru a fi incluse în proiectele viitoare ale întreprinderii, în vederea scurtării timpilor de proiectare. CA-SuperProject apare extrem de util în cuantificarea procedurilor tehnologice ale unei întreprinderi de orice natură. Astfel, știința „cum să faci un lucru sau serviciu“ se poate transfera din tehnologii dezbinate sau din mintea angajaților, într-o formă integrată, cuantificată tehnic și economic. În acest context, apare ca recomandabil tuturor întreprinderilor ce doresc o restructurare sau doresc realizarea trasabilității activității. Reprezintă o tehnologie de suport în implementarea unui sistem de asigurarea calități, (ISO 9000). În acest sens, fiecărui obiectiv i se poate atașa și text scris, până la 5k, pentru a se asigura descrierea procedurilor și multe altele.

Rapoartele proiectului

Un generator de rapoarte WYSIWYG, ce vă permite să creați dincolo de rapoartele standard deja oferite, un număr nelimitat de rapoarte necesare controlului proiectului dvs. Generatorul de rapoarte oferit este același și în CA-Visual Objects, respectiv CA-RET, el permițând accesarea via ODBC a nenumărate surse de date. Câmpuri din baze de date, imagini sau câmpuri virtuale sunt componentele constructive ale unui raport. Câmpuri complexe sau funcții utilizator pot fi construite pe baza celor peste 80 de funcții interne ale generatorului. Rapoarte, formate din mai multe rapoarte pe o singură pagină, pot oferi unui manager sinteze complexe asupra evoluției procesului.

Conectivitate

Mecanisme facile, configurabile de import- export permit conexiunea la alte scule informatice. Formate disponibile de date sunt : CSV, dBase, CA-SuperCalc, Lotus, Sylk, Excel, MPX, ASCI sau ODBC. Exporturile pot fi filtrate și sortate. Informațiile referitoare la progresul proiectului pot fi și importate. Suportul ODBC permite selectarea tipurilor de baze de date spre/din care să fie alimentat proiectul. Este recomandabil ca datele tuturor proiectelor unei întreprinderi să fie depozitate într-o bază de date relațională pentru analize comparative între proiecte cît și pentru raportări.

Un limbaj de dezvoltare CA-Realizer este pus la dispoziție fie pentru a scrie simple macro-uri, fie aplicații complete de suport ale CA-SuperProject. Cu acesta puteți automatiza obiectivele, recupera, manipula și analiza datele proiectului definit. Ferestre de dialog, meniuri sau spreadsheet-uri se pot crea cu ușurință. Datele proiectului pot fi protejate pe multiple nivele de securitate. Se poate controla accesibilitatea proiectelor, meniurilor sau câmpurilor de date.

Ca server OLE 2.0 automation puteți face ca alte programe sa controleze CA-SuperProject. Ca și client OLE 2.0 poate conecta obiecte OLE la nivelul obiectivelor, resurselor sau alocărilor de resurse. Dacă vă satisface, puteți utiliza DDE ca server sau client pentru a controla sau accesa funcționalitatea și datele CA-SuperProject-ului

Ce aduce suplimentar față de produse similare ?

O forță de modelare incomparabilă, rezultată și dintr-o experiență de aproape 20 ani de soluții de management. De exemplu : procesul poate fi spart până la 30 de nivele (față de 10 ale celorlalți). Definirea importanței unui obiectiv permite o scară de 1.000 (față de 10 sau 100 ). Redistribuirea resurselor și calculul duratelor obiectivelor (leveling) după multiple criterii. 5 tipuri de obiective (task-uri) ce permit o modelare mai nuanțată. Structura de date internă utilizează peste 300 de câmpuri pentru a abstractiza un proces. Între acestea, există 90 de câmpuri configurabile de utilizator. Preferințele de lucru, ecranele de vizualizare dorite, structura informațiilor ce trebuie importate/exportate toate se salvează într-un fișier special ce configurează o abordare a unui proiect. Cum abordările pot fi infinite, tot astfel unui proiect i se pot atașa multiple fișiere de abordare (fișiere*.spj), astfel încât cele 90 de câmpuri configurabile de utilizator pot să-și schimbe semnificația în fiecare abordare, dacă este cazul. Astfel, nu există limită în a adăuga noi și noi semnificații procesului.

Accesorii

Toolbar configurabil. Dicționar de cuvinte construit de utilizator. Curs de instruire interactiv ce acoperă marea majoritate a capitolelor CA-SuperProject. În timpul lucrului, se poate activa un instrument inteligent de asistentă activă, de tip pas cu pas, în dezvoltarea proiectului pentru a vă ajuta dezvoltarea și controlul său.

Domeniul de utilizare

Orice activitate economică de producție materială sau servicii. La orice nivel : întreprindere, administrație locală sau de stat, guvernamentală. Domenii exemplu : construcții, producție materiale, servicii (auto, CFR, aviație, etc.) Poate fi abordată proiectarea și urmărirea bugetului unei întreprinderi . În această perioadă de restructurare a economiei românești , în contextul absenței unei politici economice clare, CA-SuperProject poate ușura enorm acolo unde managementul este ferm hotărât să dorească să-și măsoare activitatea în complexitatea ei. În prezent, referitor la analiza unui proces, se pune accentul numai pe o abordare contabilă a acestuia, nu se urmăresc și celelalte aspecte implicate. Ca urmare, conducătorului întreprinderii îi vor lipsi informații vitale pentru o decizie corectă. CA-SuperProject oferă șansa creării unei copii cât mai fidele a realității economice, invitându-vă să integrați aspectele tehnologice cu limitele resurselor și cu cele contabile. Fiind un produs extrem de complex, el trebuie privit, de către potențialul utilizator ca o punte de comandă a unui vapor. Pentru ca un manager să controleze un proces, acestuia trebuie să-i fie oferite toate mărimile esențiale ale procesului. Utilizând CA-SuperProject, se încurajează identificarea lor. Nu toate informațiile secundare, necesare activității zilnice, pot fi introduse în acest program, pentru că scopul său este să asigure trasabilitatea mărimilor esențiale ale procesului! Mărimile secundare trebuie captate sau procesate, utilizând aplicații de suport ale procesului. Acestea pot fi dezvoltate în alte limbaje, inclusiv CA-Realizer, Excel, Visual Basic, Visual Objects ce schimba informații cu CA-SuperProject, prin tehnologiile de legătură cu alte aplicații pe care acesta le are incluse. Astfel, CA-SuperProject invită profesional dezvoltatorii de programe economice în a-l considera ca soluție de integrare a unei activități. Momentul unei cereri integrate de soluții economice se apropie.

Până acum, s-a focalizat partea, acum urmează întregul, procesul !...