Răspândirea extraordinară a calculatoarelor personale în ultima decadă a fost însoțită de răspândirea aplicațiilor de birotică, desemnate prin sintagma "instrumente pentru productivitate individuală". În această categorie sunt de regulă incluse procesoarele de texte, programele de calcul tabelar, agendele personale (PIM) și multe altele, adesea integrate în suite de birou, cum sunt Microsoft Office sau Lotus SmartSuite.

Groupware

Pe de altă parte, descentralizarea produsă de PC-uri a adus și inerente necazuri. Dezordine, duplicarea inutilă a documentelor, lipsă de coordonare și multe altele. Ca urmare, în ultimii ani s-au bucurat de un succes deosebit aplicațiile cunoscute sub denumirea generică de groupware (sau software colaborativ), menite să permită coordonarea activității în structuri colective, cum ar fi grupuri de lucru, echipe, departamente etc.

Alături de Lotus Notes, care a impus un standard de facto în această clasă de aplicații, au apărut și alte produse, dintre care TeamWARE Office se detașează prin flexibilitate și funcționalitate. Produs de firma finlandeză TeamWARE Group (aparținând de Fujitsu/ICL), TeamWARE Office este folosit actualmente de numeroase companii și organizații de pe întreg globul.

Arhitectura

TeamWARE Office se bazează pe o arhitectură client/server și folosește ca suport pentru mesagerie un sistem de poștă electronică flexibil, care poate folosi standarde larg acceptate, cum ar fi X.400 sau SMTP/MIME.

Partea server poate rula pe sisteme Windows NT sau pe diverse medii Unix, printre care Sun Solaris sau ICL Unix. Clienții rulează pe Windows 95, NT sau 3.11.

Este important de subliniat că TeamWARE Office este o aplicație care funcționează atât în rețete private (locale sau de arie largă) cât și în Internet. Astfel, sistemul de e-mail poate utiliza poșta electronică Internet (fie prin propriul client de e-mail, fie prin orice client standard POP3/IMAP4) iar serverul TeamWARE Office este totodată și un server Web, astfel încât toate serviciile sale sunt disponibil nu doar prin clienții nativi, ci și prin intermediul unui browser Web obișnuit.

Posibilitățile de configurare oferite de TeamWARE Office sunt concepute în ideea scalabilității, astfel încât produsul să poată să fie folosit în egală măsură pentru un grup restrâns de utilizatori lucrând în același birou sau la nivelul unor organizații cu mii de salariați răspândiți pe mai multe continente.

Un sit TeamWARE funcționează ca un sistem colaborativ autonom, bazat pe un repertoar unic, numit Directoy, care cuprinde informațiile administrative și de adresare relative la sisteme, aplicații, organizații, utilizatori, drepturi de acces etc. Serviciile către aplicațiile client ale utilizatorilor pot fi asigurate de unul sau mai multe servere, ceea ce oferă o bună scalabilitate.

Siturile TeamWARE Office pot reprezenta elementele constructive ale unei soluții colaborative la nivel de întreprindere. Conectarea siturilor se bazează pe replicarea și sincronizarea repertoarelor locale, astfel încât fiecare utilizator al oricărui sit are o imagine consistentă a întregului sistem.

Componente de bază

Principalele funcții colaborative ale produsului corespund unor servicii specializate furnizate de server și accesate de utilizatori prin intermediul clienților TeamWARE care rulează local.

TeamWARE Mail este clientul nativ de e-mail din TeamWARE Office, comparabil ca interfață și funcționalitate cu cele mai bune produse de acest gen. Remarcabile sunt posibilitățile de grupare a corespondenței primite și trimise într-o structură arborescentă de dosare (folders) pe care utilizatorul și-o poate configura după dorință și posibilitățile de căutare, mult peste cele ale unor produse larg răspândite.

În plus, anumite funcții colaborative nu se regăsesc în alți clienți de e-mail. De pildă, un utilizator poate oferi altor utilizatori sau grupuri anumite drepturi de acces la cutia sa poștala. Un utilizator cu drept de citire poate citi mesajele din folderele care nu sunt private, iar un utilizator cu drepturi de scriere poate trimite mesaje în numele proprietarului (acesta va apare ca expeditor, dar mesajul în sine va purta semnătura celui care efectiv l-a trimis).

Fiecare utilizator are acces la agenda de adrese comună (bazată pe Directory) și dispune o agenda privată, pe care și-o poate configura după dorință (incluzând eventual trimiteri la agenda comună, grupuri de adrese care pot forma liste de distribuție etc.).

Alte aspecte interesante se leagă de integrarea cu TeamWARE Notifier (anunțarea utilizatorilor când primește mesaje noi de un anumit tip sau de la un anumit expeditor), posibilitatea de a folosi clientul de mail pentru a trimite și primi faxuri (prin TeamWARE Connector for Fax), posibilitatea de a folosi agenți etc.

TeamWARE Library reprezintă o posibilitate elegantă de a administra un set de documente de folosință comună. Serverul poate gestiona oricâte biblioteci (de pildă pe anumite tematici), fiecare putând fi organizată ierarhic în dosare. Fiecare document din bibliotecă se compune dintr-un profil și corpul documentului (de obicei documente Word, Excel etc.). Profilul documentului constă din informații de ordin administrativ, cum ar fi numele, proprietarul, autorul, data creării, versiunea, cuvinte cheie etc. Pot fi create câmpuri mai specializate, toate folosind în principal la regăsirea mai ușoară a documentelor de interes.

Valoarea bibliotecilor de documente constă însă din funcțiile colaborative. Astfel, accesul utilizatorilor poate fi gestionat pe bază de drepturi de acces referitoare la actualizare sau adăugare de documente (aplicabile pe biblioteci întregi, foldere sau chiar documente individuale). Extrem de important este mecanismul de control al versiunilor, care previne accesul accidental la versiuni mai vechi ale documentului sau actualizarea simultană de către mai mulți utilizatori. Același Notifier permite utilizatorilor să fie atenționați atunci când apar anumite modificări în bibliotecile care-l interesează (de pildă când apare o nouă versiune a unui anume document). Bibliotecile (sau chiar folderele) pot avea liste de distribuție, astfel încât anumiți utilizatorii să poată fi informați prin mesaje e-mail despre anumite evenimente.

TeamWARE Calendar este o aplicație colaborativă de planificare a timpului și a resurselor. Fiecare utilizator dispune de un calendar propriu, în care sunt notate întâlnirile, ședințele și alte evenimente care necesită o rezervare de timp. La nivelul unui grup, calendarul se formează din calendarele membrilor grupului, astfel încât stabilirea unei ședințe (de pildă) se poate face ținând seama de calendarul fiecărui membru.

De asemenea, resursele de folosință comună (cum sunt, de exemplu, autoturismele companiei, sălile de conferință etc.) pot avea propriile calendare.

Drepturile de acces ale utilizatorilor la calendarele pot fi gestionate ca și în cazul celorlalte componente. De pildă, anumite evenimente pot fi definite ca private iar anumitor utilizatori li se pot acorda drepturi de acces specifice.

TeamWARE Calendar conlucrează cu TeamWARE Mail și Notifier pentru a-și îndeplini funcțiile. Astfel, stabilirea unei întâlniri generează automat mesaje către participanți (eventual pot fi atașate documente relevante, cum ar fi ordinea de zi, situații ce vor fi executate ș.a.m.d.). Participanții pot să accepte sau să refuze, pot să-și seteze mesaje de atenționare etc.

TeamWARE Forum este un serviciu de informare și discuții care funcționează ca un avizier electronic distribuit, asemănător serviciului Usenet News. Prin intermediul acestuia se pot distribui informații de interes general sau limitat către utilizatorii sistemului, se pot purta discuții în grup (conferință) asupra unor anumite probleme.

Pot fi gestionate oricâte forumuri, fiecare dintre acestea putând fiind compus din sub-forumuri, fire de discuție și mesaje, într-o structură arborescentă ușor de configurat. Fiecare forum are un administrator care stabilește profilul forumului (tematica, regulile) drepturile de acces ale utilizatorilor, termenele de valabilitate implicite ale mesajelor etc.

Forumurile pot fi publice sau private (caz în care sunt accesibile doar unui anumit grup de utilizatori), pot fi strict informative (caz în care utilizatorii nu pot posta mesaje) sau de tip conferință. În acest ultim caz, utilizatorii pot posta mesaje ca răspuns la alte mesaje sau pot lansa noi fire de discuție. Mesajele pot cuprinde documente atașate (de pildă ilustrații, foi de calcul etc.). Facilitățile de vizualizare a discuțiilor și de cătare a mesajelor sunt impresionante.

Și în acest caz, Notifier poate fi utilizat pentru atenționarea utilizatorilor în privința unor evenimente specifice (de pilda postarea unui răspuns la un anumit mesaj).

Notifier este un instrument integrat care ajută utilizatorul să țină evidența activităților desfășurate cu ajutorul componentelor TeamWARE Office, să fie atenționat atunci când au loc anumite evenimente și să-i amintească anumite sarcini pe care le are de îndeplinit. Funcționalitatea sa este strâns legată de celelalte componente, așa cum s-a putut constata de-a lungul prezentării.

Componente adiționale

În afară de componentele de bază, TeamWARE Office oferă și unele componente opționale care pot răspunde unor cerințe mai speciale.

TeamWARE SearchPro este un instrument de căutare care permite regăsirea documentelor după criterii mai sofisticate decât cele disponibile implicit în produs. Astfel, sunt posibile căutări în textul documentelor (nu doar în profiluri) pe baza unor expresii cuprinzând operatori logici și de proximitate, wildcards, posibilități de rafinare a rezultatelor unor alte căutări, posibilități de limitare a domeniului de căutare, etc.

TeamWARE Agents oferă posibilitatea de a defini procese (numite "agenți") care se execută în numele utilizatorului. Agenții moștenesc drepturile de acces ale proprietarilor și pot fi lansați la un anume moment prestabilit, la intervale regulate sau ca răspuns la anumite evenimente. De pildă, un agent poate fi programat să posteze în fiecare luni dimineața un mesaj având atașat un anumit document într-un anume forum sau să răspundă automat la numite mesaje e-mail. Deoarece agenții se execută pe server, ei pot rula chiar și atunci cînd stația utilizatorului nu funcționează.

TeamWARE Flow este o componentă extrem de puternică, ce permite definirea unor fluxuri de lucru și de documente (workflow). TeamWARE Flow s-a bucurat de o prezentare mai extinsă în revista noastră (vezi BYTE România, octombrie 1996).

TeamWARE Crypto oferă facilități suplimentare de securitate iar TeamWARE Intranet Security Server este o soluție completă pentru securizarea rețelei private în condițiile folosirii Internetului sau a altor rețele publice.

Integrare

TeamWARE Office este o suită integrată. Aceasta înseamnă interfețele componentelor sunt consistente și că acestea comunică foarte simplu între ele. De exemplu, oricare dintre componente poate să trateze referințe (link-uri, asemănătoare URL-urilor din paginile Web) către obiecte (documente, foldere, mesaje etc.) ale celorlalte componente, se pot trimite prin Mail documente dintr-o bibliotecă etc.

Pe de altă parte, integrarea cu aplicațiile de birou cele mai populare oferă utilizatorului șansa să utilizeze în continuare programele preferate. TeamWARE Office Integration Kit permite adăugarea comenzilor specifice chiar în meniurile aplicațiilor, astfel încât utilizatorul poate, de exemplu, să plaseze un document Word într-o bibliotecă sau să-l posteze într-un forum fără să părăsească procesorul de text. În plus, întregul arsenal de mijloace de integrare oferit de Windows (OLE, DLL, MAPI etc.) poate fi folosit fără restricții.

În fine, TeamWARE Link furnizează o interfață de programare (API) de nivel înalt către funcțiile produsului, astfel încât acesta poate fi integrat în aplicațiile specifice întreprinderii. API-ul este implementat ca un DLL, putând fi utilizat din orice mediu de dezvoltare Windows modern. Pentru C/C++, Visual Basic și Delphi sunt furnizate definiții de funcții gata pregătite.

Pe scurt

Un instrument elegant și extrem de valoros pentru orice organizație modernă. Administrarea ușoară și integrarea cu aplicațiile de birotică asigură o curbă de învățare rapidă, care se traduce în beneficii imediate la nivelul întregii organizații.