Motto: Compania modernă
             - o companie interactivă 
             în orice domeniu economic și/sau cultural 
             prin managementul informatic integrat

Aplicarea principiului WIN WIN este o caracteristică a unui mediu de afaceri evoluat și confortabil.

Aceasta a fost premisa esențială a cooperării dintre ROMTRANS și SIVECO România în vederea informatizării activității companiei ROMTRANS.

ROMTRANS este o companie cu o activitate complexă ce se adresează multor utilizatori ce provin nu numai din mediul de afaceri românesc și ca atare era imperios necesar să se realizeze o urmărire corectă și rapidă a activității financiare derulate atât în sistemul local cât și în sisteme diferite de cel local.

Pe de altă parte, așa cum era de presupus, rapiditatea și promptitudinea operațiilor în cadrul ROMTRANS este o condiție a reușitei unei astfel de companii.

Efectuarea de transporturi rutiere, maritime, feroviare și aeriene, la timp, în regim național și internațional, în condiții de securitate a mărfurilor ce țin de specifici din cele mai diferite, la distanță și în conformitate cu graficul producătorului și utilizatorului – aceasta a fost expectativa privind activitățile clientului nostru. Această imagine care trebuia să se reflecte într-o activitate financiar contabilă cel puțin la fel de complicată, riguros gestionată, era și o expectativă a tuturor agenților economici străini activi sau interesați de România.

Se întâlnesc, în documentaristica însoțitoare a unei astfel de activități, facturi interne emise primite cu facturi interne emise primite, cu avize de credit/debit, bonuri, chitanțe, note de stornare, fiecare din acestea cuprinzând date foarte numeroase cum ar fi data înregistrării, numele furnizorului și al clientului, valoare valută, coduri rută, cont valutar, informații despre încasări plăți, într-o diversitate lingvistică foarte mare.

Iată deci probleme la care un SISTEM INFORMATIC INTEGRAT trebuia să aibă răspuns prin: creșterea gradului de eficiență a activității respective și o securitate a evidenței activității financiar contabile.

SIVECO România s-a aflat în fața unei provocări pe cât de atractive, pe atât de plină de risc și incumbând un volum de muncă și o competență deosebite.
SIVECO România și-a asumat riscul și efortul și astăzi ROMTRANS dispune de primele rezultate ale acestui ambițios proiect.

SIVECO România a abordat și a reușit să rezolve problemele importante mizând și pe parteneriatul cu ORACLE. Nu numai prestigiul inclus în acest nume de primă mărime ale pieței internaționale sau tehnologia pusă la dispoziție, ci și garanția unor standarde ridicate de inovație, performanță și încredere în tehnologie.

Piața de consultanță în business-ul informatic este într-o creștere rapidă și continuă, cu preponderență pentru zona aplicațiilor. Deci și pe piața noastră există o cerere semnificativă pentru diverse tipuri de aplicații și de consultanță în jurul tehnologiei ORACLE.

Mai important ni se pare însă faptul că una din cele mai importante ramuri de activitate care contribuie major la reușita unui sistem economic național – transportul – dispune astăzi de încă o sursă de atractivitate – modernizarea gestiunii manageriale în general și a celei financiar contabile în special.

Pentru un manager modern și exigent posibilitatea de a urmări permanent mișcarea documentelor, a fondurilor, efectuarea corectă a evidențelor înseamnă un instrument extrem de prețios.

Această cerință s-a concretizat în momentul proiectării și implementării de către SIVECO România a Sistemului Informatic Integrat SIROM care include ca o componentă o aplicație financiar contabilă fiabilă și complexă numită COFINOR.

Procesul de proiectare a componentei COFINOR a presupus un foarte interesant proces de cercetare și evaluare a tipurilor de operații, de interlocutori pentru toate tipurile de operații, a ritmicității acestora și a specificității lor.

În același timp, aplicația COFINOR a respectat standardele de proiectare a produselor program în vederea asigurării calității acestei activități cu care se operează pe plan internațional (ISO 9001)

Drumul parcurs împreună de ROMTRANS și SIVECO România în această încăpățânată luptă pentru calitate este o experiență deosebită pentru ambii parteneri și ne bucurăm să constatăm în fiecare zi că, de fapt, SIROM nu este doar o garanție pentru succesul exclusiv al celor două companii, ci este cu adevărat o confirmare a principiului WIN WIN, atâta vreme cât pot câștiga și partenerii ROMTRANS, dar și partenerii partenerilor și nu în ultimul rând se poate vorbi de o nouă sursă de credibilitate și de atractivitate pentru economia românească. SIVECO România își asumă această filosofie a parteneriatului loial și o transformă în strategie de cooperare cu fiecare partener.

Și această experiență, ca și cooperarea cu Direcția Generală a Vămilor, impun, ni se pare nouă, ideea că succesul economic al unei companii conferă atractivitate mediului în care aceasta acționează, dar că un succes care aduce un beneficiu moral acestui mediu este poate una din cele mai importante în contribuții pe care le poate avea orice factor economic la dezvoltarea unei țări.

Descrierea aplicației

În momentul de față, aplicația COFINOR rulează în rețeaua de calculatoare de la sediul Centralei ROMTRANS SA, având un server Oracle sub Windows NT și un număr total de 80 de stații de lucru (sub Windows 95), din care 30 de stații sunt dedicate aplicației FINANCIAR-CONTABILE. În acest an, împreună cu celelalte aplicații din cadrul Sistemului Informatic Integrat SIROM, aplicația intra în întreținere curentă (asigurată de specialiștii de la SIVECO România).

Din momentul implementării aplicației COFINOR și până în prezent, datorită flexibilității deosebite, rezultate din proiectarea modulelor, specialiștii de la SIVECO România au fost în măsură să răspundă cu promptitudine tuturor cerințelor beneficiarului, reușind într-un timp foarte scurt să pună la dispoziția acestora toate adăugirile / îmbunătățirile / noile funcționalități ce au apărut ca urmare a activității curente financiar-contabile, a schimbărilor legislației, a transformărilor organizatorice din cadrul ROMTRANS SA.

Aplicația COFINOR a reușit astfel să crească rentabilitatea prin fiabilizare nu numai în activitatea financiar-contabilă, ci și în întreaga sferă de servicii ale societății comerciale ROMTRANS SA.

Din punct de vedere tehnic, au fost și sunt ținuți sub control în permanență următorii parametrii:
• timpi de răspuns foarte scurți la interogările (căutările /selectările) din baza de date;
• posibilități de filtrare (după diferite criterii) a informațiilor vitale pentru utilizatorii aplicației;
• consistența informațiilor (prin introducerea de constrângeri suplimentare pentru structurile de date utilizate);
• securitatea deplină a datelor (prin introducerea de drepturi de acces individualizate în cadrul fiecărui post de lucru);
• posibilitatea de salvare rapidă și facilă a informațiilor financiar-contabile din baza de date, astfel încât să se poată asigura restaurarea rapidă, în caz de avarie;
• robustețea bazei de date financiar-contabile, existând practic riscuri minimale de corupere a informațiilor stocate în structurile de date utilizate;
• asigurarea unor structuri foarte flexibile și ușor adaptabile în vederea distribuirii datelor financiar-contabile către unitățile (agențiile) dependente de Centrala ROMTRANS SA (cu posibilități de comunicare rapidă a schimbărilor ce pot interveni într-un punct de lucru sau altul).

COFINOR include:
• automatizarea înregistrării informațiilor financiar-contabile preluate din documentele primare;
• realizarea unor evidențe financiar-contabile complete, la nivel sintetic și analitic;
• facilități de urmărire operativă a situației financiar-contabile a societății comerciale, cu accent pe urmărirea încasărilor și plăților la nivel de document;
• facilități de simulare a operațiilor de închidere de lună în orice moment;
• preluarea automată a datelor din alte aplicații;
• imprimarea automată a documentelor emise, în concordanță cu reglementările în vigoare privind conținutul informațional al acestora;
• asigurarea protecției împotriva accesului neautorizat la date și a confidențialității informațiilor din sistem;
• asigurarea procedurilor de salvare pentru realizarea copiilor de siguranță a datelor și programelor;
• listarea automată a documentelor de informare și sinteză cerute de legislația în vigoare.

Aplicația se înscrie în clasa programelor de contabilitate generală, cu accent pe contabilitatea financiară, dar cu posibilități, determinate de structurile de date care stau la baza arhitecturii sistemului, de a se putea implementa în viitor facilități de evaluare contabilă și funcții ale contabilității de gestiune.

În prezent sunt stocate în structurile financiar-contabile înregistrări al căror număr este de câteva zeci de mii și care comunică eficient cu celelalte date înscrise în baza de date comună întregului Sistem Informatic Integrat SIROM.

Aplicația furnizează date analitice și de sinteză necesare nu numai utilizatorilor de zi cu zi, ci și întregului personal de conducere al societății comerciale. Pentru managerii întreprinderii, pe baza informațiilor financiar-contabile, se furnizează imagini complete și complexe în aplicații specializate de tipul celei denumite TABLOU DE BORD, precum și în cadrul Sistemului Informațional de Management, dezvoltat pe baza tehnologiei OLAP (oferită de Oracle).

Structurile de date se pot modela foarte ușor, în funcție de necesitățile utilizatorilor și pot fi adaptate on-line la cerințele legislației în vigoare.

Spre exemplu, în cadrul Planului de Conturi, respectând bineînțeles legile financiar-contabile, se pot defini orice conturi analitice, pe oricâte nivele de ierarhie (nu există practic nici o limitare în definirea numărului de nivele ierarhice), urmând ca în situații de tipul Balanțelor să se poată reflecta atât date analitice cât și date sintetice (rezultate din însumarea sau gruparea nivelelor inferioare).

De asemenea, codificarea conturilor analitice se poate face astfel încât utilizatorii să acopere toată gama de activități ce vizează veniturile și cheltuielile întreprinderii, într-o manieră facilă și coerentă.

Despre situațiile de sinteză de tipul rapoartelor ce pot fi vizualizate sau tipărite la imprimantă se pot menționa:
• Note Contabile (în varianta desfășurată și cumulată);
• Note de Bancă (în varianta desfășurată și cumulată);
• Situația Încasărilor /Plăților (pe firmă, pe serviciu, pe document);
• Situația Agenților Economici;
• Situația Creanțelor și Obligațiilor (în variante cu intervale valorice și de timp);
• Situația imobilizărilor și Debitelor (în variante pe servicii și cumulat);
• Situații din Fișa Contului (în variante: Cont analitic la o Notă Contabilă; Cont pe o anumită perioadă și serviciu; Extras de cont pe firme);
• Registru Jurnal;
• Registru de Casă;
• Jurnal de Vânzări;
• Jurnal de Cumpărări;
• Centralizatorul Operațiunilor Bancare (în variante; desfășurat, cumulat; pe contări);
• Borderou de Documente Primite (de la firme străine);
• Lista Referințelor Bancare;
• Centralizator de Documente Emise.

Această listă poate fi oricând îmbogățită cu noi situații, în funcție de cerințele utilizatorilor aplicației.

Beneficiile obținute din utilizarea aplicației Financiar-Contabile COFINOR la ROMTRANS SA pot fi sintetizate în câteva cuvinte:
• micșorarea timpului de obținere a unor situații complexe, cumulative referitoare la încasări/plăți, venituri/cheltuieli;
• posibilitatea delimitării foarte precise a datelor financiar-contabile pe tipuri de activități (servicii, departamente);
• posibilitatea urmăririi veniturilor/ cheltuielilor până la nivel de salariat din cadrul oricărui departament;
• posibilitatea estimării evoluției unor anumiți factori de rentabilitate (profit) ce pot fi obținuți din baza de date financiar-contabilă și pot fi prelucrați prin intermediul unor instrumente specializate;
• raportări concrete referitoare la clienți /furnizori / parteneri;
• posibilitatea de păstrare, într-o manieră securizată, a datelor de istoric, cu opțiuni de încărcare/descărcare în /din baza de date reală;
• realizarea legăturilor cu aplicații din cadrul sistemului integrat și chiar cu sisteme de aplicații exterioare;
• posibilitatea de comunicare a anumitor date, în condițiile asigurării deplinei confidențialități, pe IntraNet;
• comunicarea anumitor date de interes general, pe bază de parolă de acces, prin WEB Server.

Aplicația COFINOR face parte dintr-un sistem informatic integrat deschis, deci este ea însăși adaptabilă dinamicii concrete a mediului în care este implementată și utilizată.

Adaptabilitatea facilă a aplicației Financiar - Contabile COFINOR la cerințele utilizatorilor din domenii foarte diferite se poate exemplifica prin menționarea faptului că această aplicație, bineînțeles cu specificațiile inerente, este funcțională în sisteme de activitate total diferite de cel de la ROMTRANS SA și anume:la SC ASTRA SA Ploiești (produse petroliere) și la Vama Română (care este întreprindere bugetară).